Documenten - Algemene uitleg

Met documenten kan je niet alleen de verplichte documenten volgens wet en regelgeving snel inzien en bijhouden, maar ook voor jouw belangrijke documenten opslaan. Upload eenvoudig de juiste documenten en zie dit terugkomen in het documenten overzicht, maar ook in het tjecco compliance dashboard.

Het documenten overzicht toont alle gebouwen van de betreffende discipline. Standaard zet tjecco compliance per discipline klaar welke documenten volgens wet en regelgeving verplicht zijn. Zijn er documenten die niet (altijd) verplicht zijn, maar wel worden geadviseerd, dan worden deze getoond als niet verplichte documenten. Als gebruiker bepaal jij dan of je dit document wilt gaan uploaden of dat deze voor het betreffende gebouw niet van toepassing is.

Per gebouw zie je het totaal aantal documenten dat is toegevoegd. Vervolgens zie je hoeveel van de verplichte documenten er aanwezig zijn. In de derde kolom staat een eenvoudig overzicht waar je snel kunt zien of er documenten bijna of geheel verlopen zijn.

Zijn deze twee onderdelen nog niet compleet? Dan is dit gemakkelijk te zien doordat de kleurstelling dan op oranje of op rood gaat staan.

Rood bij ontbrekende verplichte documenten of documenten waarvan de geldigheidsduur is verlopen. Oranje bij documenten waarbij de geldigheidsduur binnen 30 dagen verstrijkt.

Wanneer je vanuit het overzicht doorklikt op een gebouw kom je bij de gebouwspecifieke documenten terecht. Op deze pagina zie je bovenin naast het gebouw direct wat de status is van jouw documenten. Zijn alle verplichte documenten aanwezig, de niet verplichte documenten toegevoegd of gemarkeerd als niet van toepassing of zijn er documenten die (bijna) verlopen zijn? Je ziet het in één oogopslag!

In de lijst zie je welke documenten er zijn toegevoegd per taakinstelling, wat de eventuele geldigheidduur is van de (niet) verplichte documenten en of er ook overige documenten zijn toegevoegd.

Wil je meer weten? Dan klik je door naar de detailpagina.

Op de detailpagina zie je de aanwezige documenten met de extra info. Wanneer zijn ze geupload, wat is de referentiedatum van het document en eventueel de geldigheidsduur.

Rechtsbovenin de pagina kan je het door tjecco klaargezette standaard document toevoegen. Zo wordt deze meegenomen in de statistieken. Is het document niet van toepassing? Klik dan de regel aan in de lijst en er verschijnt een knop 'document niet van toepassing'. Zo weet jij of een collega altijd dat er bewust is nagedacht over dit document voor dit betreffende gebouw.

Wil je extra documenten toevoegen, kies dan voor 'Overig/extra document'. Zo kan je naast de standaarden binnen de wet- en regelgeving, ook documenten op deze plek toevoegen die jij handig vindt!

Binnen tjecco kennen we viersoorten documenten. Het betreft de volgende soorten:

Verplichte documenten (standaard)
Deze documenten zet tjecco standaard voor je klaar. Vanuit wet en regelgeving is het verplicht dit document in je logboek aanwezig te hebben. Jij hoeft er dus niet over na te denken welke documenten verplicht zijn. Je hoeft ze alleen maar toe te voegen.

Niet verplichte documenten (standaard)
Deze documenten zetten we ook standaard voor je klaar. Vanuit wet en regelgeving kunnen deze documenten verplicht zijn, maar het is niet in elke situatie van toepassing. Deze documenten mag je uploaden, maar je kunt ze ook als 'niet van toepassing' markeren.

Bon documenten
Wanneer bij het afhandelen van een bon ook een document bij de bon wordt geüpload zet tjecco compliance deze automatisch tussen de Documenten. Tevens tonen we het bonnummer, zodat je snel terug kunt vinden waar het document bij hoort.

Overige documenten
Wil je zelf een extra document toevoegen bij een onderdeel? Dan kan dit eenvoudig door het document via 'Extra/overig document' toe te voegen. Het document krijgt dan het label 'Overig'.

Een document komt in je logboek onder een aantal voorwaarden:

Een aantal voorbeelden op basis van een logboek met periode 01-01-2024 t/m 30-06-2024