Verantwoordelijke instellen

De verantwoordelijk voor een taak stel je in bij een planning (kies vanuit het menu Configuratie - Taakinstellingen - de taak en daarna tabblad Planning). Op die manier heb je de mogelijkheid om per taak (per gebouw) aan te geven in welke frequentie die taak uitgevoerd moet worden maar ook wie daar verantwoordelijk voor is. In tjecco noemen we dat de uitvoerder.

In tjecco heb je meerdere soorten planningen die ervoor zorgen dat je weinig administratie hoeft te doen wanneer voor elk gebouw de planning hetzelfde is. En wanneer er behoefte is aan meer specifieke aansturing dan kan dat ook. Zelfs binnen een gebouw heb je de mogelijkheid om voor dezelfde taak meerdere uitvoerders te kiezen. denk hierbij bijvoorbeeld aan een ziekenhuis met meerdere afdelingen of een gebouw dat verhuurd wordt aan meerdere partijen.

De volgende 3 opties zijn beschikbaar:

Er bestaat binnen tjecco ook nog een optie waarbij je meerdere taken in 1x kunt inplannen, namelijk Onderhoudsplanning. Dat is met name handig om ervoor te zorgen dat bepaalde taken altijd gelijktijdig worden uitgevoerd. Het werkt identiek aan een Gebouwspecifieke planning en wordt gebruikt voor bijvoorbeeld de 2 wekelijkse test of jaarlijks onderhoud van de sprinkerinstallatie maar ook om ervoor te zorgen dat de keerklep-, verzegelingen- en sedimentcontrole bij legionellapreventie met 1 planning gelijktijdig worden aangestuurd.

Waar vind je de instellingen voor de planning?

Planningen pas je aan vanuit het menu Configuratie - Taakinstellingen. Kies de discipline waarmee je aan het werk bent en daarna de taak waarvan je de planning wilt aanpassen. Open de taak en kies tabblad Planning.

Een standaard planning van een taak geldt voor alle gebouwen tenzij er een gebouwspecifieke planning is aangemaakt. Een standaard planning is vooral handig wanneer er één uitvoerder is die de taak uitvoert in dezelfde periode. Stel je hebt 100 gebouwen en jouw contractor X controleert alle keerkleppen in juli of bemonstert elke maand alle zwembaden dan kun je volstaan met 1 planningsregel. Wijzigt je contractor dan hoef je alleen die standaard planningsregel aan te passen.

Een gebouwspecifieke planning heeft voorrang op een standaard planning. Een gebouwspecifieke planning maakt het mogelijk om per gebouw een andere uitvoerder te kiezen maar ook om een andere planning te hanteren. In onderstaand voorbeeld zijn er 5 gebouwspecifieke planningen en 1 standaard planning.

Wanneer er een onderhoudsplanning aanwezig is dan moet de gebouw specifieke planning gewijzigd worden bij de Onderhoudsplanning.

Verschillende uitvoerders per taak binnen hetzelfde gebouw? Dan gebruik je de afdelingsplanning. Een afdelingsplanning stel je in vanuit het menu Taaklijst. Kies in de taaklijst voor taak toevoegen.

Vervolgens selecteer je het gebouw en de taak waarvoor je een andere uitvoerder wilt plannen. Zet het vinkje standaard uitvoerder uit en kies de uitvoerder. Vervolgens koppel je bij Assets koppelen de punten die deze uitvoerder moet controleren of inspecteren. Vergeet de gegevens niet op te slaan.

De onderhoudsplanning is bedoeld om de administratieve last tot een minimum te beperken wanneer bepaalde taken altijd op hetzelfde moment en samen uitgevoerd moeten worden. Denk hierbij aan onderhoudsinspecties voor sprinklerinstallaties of gecombineerde werkzaamheden bij keerklepcontroles.

Hoe je een planning instelt bij onderhoudsplanning verschilt niet ten opzicht van een standaard planning of gebouw specifieke planning. Zie hiervoor de planningsopties.

Een wijziging van een planning gaat in nadat je de wijziging hebt opgeslagen. Dat wil niet zeggen dat de volgende dag een werkbon klaar staat voor een uitvoerder. Je kunt namelijk bij het opslaan van de planning zien wanneer de volgende taak klaar staat.

Wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van een taak, wordt bepaald door de uitvoerder te selecteren bij de Planning configuratie (zie onderstaand scherm)>

Het tabblad 'Planning' ziet eruit zoals hieronder aangegeven. Elk onderdeel wordt uitgelegd.

Bij het tijdschema kun je nagenoeg elk herhaalpatroon (meerdaags, dagelijks, meer wekelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks, etc. instellen zodat tjecco de taken automatisch voor jou gaat inplannen en zodat je ook automatisch 'te laat'herinneringen kunt instellen. Zo borg je dat taken niet vergeten kunnen worden en heb je ook overzichtelijk wie zijn werk op tijd en niet op tijd uitvoert.

Wanneer je een planning hebt ingesteld en assets op een taaklijst hebt gezet, dan zie je aan de rechterkant van het scherm de preview van de planning.

Duur taak

Bij de duur van de taak vul je in hoe lang iemand over een bepaalde taak mag doen nadat de taak gestart is. Bij een dagtaak is dat maximaal 24 uur, bij een week maximaal 7 dagen en bij een maandtaak maximaal een maand (28 dagen). Het advies is om iets minder tijd in te stellen dan het maximum zodat je bij het tijdsalarm de uitvoerder nog extra tijd kunt geven om de taak alsnog uit te voeren. Een handige instelling bij een weektaak is 5 dagen met 1 extra dag bij tijdsalarmen. En bij maand is 21 dagen en 3 dagen extra bij tijdalarmen gebruikelijk.

Rapportage termijn

Voor bepaalde onderzoeken is extra tijd nodig voor uitwerking. Denk hierbij aan het uitwerken van de BMI onderhoudsrapportage of een lab onderzoek. De werkzaamheden zijn wel op tijd uitgevoerd maar het is nog even wachten op de rapportage. Op die manier vindt de taak wel in de juiste periode plaats en kom je niet in het gedrang met de GebouwCompliance regels.

Bestand uploaden verplicht

Bij sommige taken moet een bijlage toegevoegd worden. Denk aan een lab uitslag, een kalibratie van een thermometer of het toevoegen van een onderhoudsrapportage. Indien die originele documenten niet zijn toegevoegd, is je digitale logboek niet compleet en ben je niet GebouwCompliant.

Door het vinkje bij 'Bestand uploaden verplicht' aan te zetten, is het voor een uitvoerder niet mogelijk om zijn taak af te ronden zonder een document toe te voegen. De taak blijft open staan (tenzij de taak door het systeem wordt afgerond en aangemerkt als (deels) niet uitgevoerd).