Bedrijfsprocedures digitaal, papier en video

Binnen tjecco zijn er meerdere mogelijkheden om een gebruiker te instrueren. Dit zijn de mogelijkheden op een rijtje:

Alle instructies zijn zichtbaar voor de uitvoerder in tjecco mobile en tjecco desktop voor een uitvoerder met uitzondering van de digitale instructie. Die is zichtbaar in tjecco desktop.

Met de video instructie zorg je ervoor dat een uitvoerder direct bij het uitvoeren van zijn taak een video kan bekijken over de wijze waarop die taak uitgevoerd moet worden. Dit kan elke online video instructie zijn. Dus ook een video instructie die jezelf hebt opgenomen.

De URL van de video instructie voeg je toe vanuit het menu - Configuratie - Taakinstellingen. Open de taak waarvoor je de video instructie wilt toevoegen. Vul de link naar de video in bij Video URL.

De digitale werkinstructie is de geschreven versie van de werkinstructie of procedure. Vaak is dit het officiële document dat in het kwaliteitssysteem zit en schrijft hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het Handboek Kwaliteitszorg (HKZ), ISO9001 certificeringen of Keurmerk Veilig en Schoon voor zwembaden.

De instructie voeg je toe vanuit het menu > Configuratie > Taakinstellingen. Open de taak waarvoor je de instructie wilt toevoegen. Selecteer het document bij Upload document.

Binnen tjecco is het ook mogelijk om een specifieke instructie mee te geven voor een bepaald gebouw of een bepaalde uitvoerder. Dit is een instructie die uitsluitend getoond wordt bij specifieke gebouwplanning, lees uitvoerder. De instructie wordt vaak gebruikt bij gebouwen waarvan bekend is dat er problemen zijn of zijn geweest en er extra aandacht nodig is voor het goed uitvoeren van die beheertaak.

De digitale instructie is zichtbaar bij een taak doordat er een extra informatie icoon getoond wordt. Klikken op het icoon toont de extra instructie.

De digitale instructie stel je in vanuit het menu - Configuratie - Taakinstellingen. Open de taak waarvoor je de digitale instructie wilt toevoegen. Kies op het tabblad Planning voor de planning die je wilt aanpassen of voer een nieuwe gebouwplanning toe. Beschrijf je digitale instructie in het veld Instructies.

tjecco is instelbaar en configureerbaar. Dat geldt ook voor de formulieren die de uitvoerders invullen. Hoe je checklisten maakt en koppelt aan een taak is beschreven in een ander support artikel.

Bij het toevoegen van Checklistvragen heb je de mogelijkheid om een checklistvraag toe te voegen van het soort 'instructietekst'. Dit betekent dat de uitvoerder deze vraag niet beantwoord maar dat je daarmee aangeeft wat de uitvoerder moet doen met de vragen die eronder staan. Bijvoorbeeld: 'Vul onderstaande vragen in en maak een melding bij een afwijking' of 'Beantwoord de vragen met betrekking tot de dieselpomp'.

De checklistvraag instructietekst stel je in vanuit het menu > Configuratie > Checklists. Open de checklist waarvoor je de instructie wilt toevoegen. Kies op het tabblad Vragenlijst voor toevoegen. Vul de instructie in bij Omschrijving en kies bij Soort 'instructietekst. Deze instructietekst kan gecombineerd worden met uitleg van een checklistvraag.

Om uitleg te geven wat er met een bepaalde taak op een formulier bedoeld wordt of dat je wilt aangeven binnen welke norm een antwoord gegeven moet worden, voer je de instructietekst in bij een checklistvraag. Onderstaande een voorbeeld:

De checklistvraag uitleg stel je in vanuit het menu > Configuratie > Checklists. Open de checklist waarvoor je de instructie wilt toevoegen. Kies op het tabblad Vragenlijst voor toevoegen of wijzigen. Vul de instructie in bij Instructies en kies voor opslaan.