"Met tjecco zijn wij altijd klaar voor inspectie of audit"
Marlies Ben Dhafer - Technisch Beheer Zorggroep Solis over tjecco:
Zorggroep Solis biedt specialistische ouderenzorg op meerdere locaties in Deventer. Binnen de technische dienst zorgt Marlies ben Dhafer samen met collega’s voor overzicht en structuur in de documentatie en rapportages van inspecties en onderhoud. Periodieke taken worden uitgevoerd met tjecco compliance om alle wettelijke taken vast te leggen om te voldoen aan de norm. Sinds de implementatie van tjecco werkt Zorggroep Solis auditproof en is alle informatie direct en altijd beschikbaar.
De uitdaging:
Zorggroep Solis werkte met meerdere leveranciers en had te maken met uiteenlopende onderhoudstaken, van brandmeldinstallaties tot legionella en van toegangscontrole tot speeltoestellen. De informatie over deze werkzaamheden stond verspreid: in Teams, mailboxen of in de hoofden van collega’s.
Het gevolg: weinig overzicht, onduidelijkheid of controles op tijd uitgevoerd waren, en veel zoekwerk bij audits of inspecties.
Marlies:
“Voor een audit moest ik alle documenten handmatig zoeken, controleren en printen. Dat kostte veel tijd en gaf stress. En je wist nooit zeker of je alles compleet had.”
Ook het voldoen aan wet- en regelgeving en het aantoonbaar maken daarvan was een uitdaging. Alles werd wel gedaan, maar het was moeilijk om dat te bewijzen.
De oplossing:
Met tjecco is alle documentatie nu centraal beschikbaar. Werkbonnen en onderhoudsrapportages worden geüpload in één systeem, gekoppeld aan logboeken en taken. Marlies draait met één druk op de knop een complete compliance rapportage uit.
“We hebben nu overzicht. En alle informatie rondom gebouwveiligheid, controles en inspecties is geborgd in 1 platform.”
Tijdens een training op locatie hielp tjecco om processen verder te stroomlijnen. “Ze hadden zich goed voorbereid. Hij kende onze werkwijze en dacht mee. Dat gaf vertrouwen.
De resultaten:
Tijdbesparing
Geen losse documenten meer zoeken in Teams of andere plekken, maar alles overzichtelijk onder 1 dak.Overzicht
Direct inzicht in welke taken er al gedaan zijn en wat nog open staat. Ook kan direct worden bijgestuurd wanneer taken niet zijn uitgevoerd.Auditproof
Met één druk op de knop hebben we inzicht en overzicht in de compliance binnen alle gebouwen, inclusief complete en aantoonbare rapportage.Teamwork
Taken zijn overdraagbaar, ook bij vakantie en/of ziekte. Dit borgt de uitvoering van alle compliance taken en blijven we verzekerd van veilige en gezonde gebouwen.
"tjecco heeft het aangetoond: We zijn klaar voor inspectie of audit met één overzichtelijk platform voor compliance”
Marlies ben Dhafer | Technisch Beheer | Zorggroep Solis